Tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các công văn, tài liệu, hồ sơ của công ty.

Quản lý việc gửi và nhận thư từ, tài liệu, và chuyển phát nhanh.

Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo hệ thống khoa học, đảm bảo dễ tra cứu khi cần.

Quản lý trang thiết bị và văn phòng phẩm:

Theo dõi và quản lý việc sử dụng các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, điện thoại, máy tính, v.v.

Quản lý và cung cấp văn phòng phẩm, đồ dùng cần thiết cho các phòng ban, đảm bảo luôn đầy đủ và kịp thời.

Thực hiện việc mua sắm, kiểm kê và bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng định kỳ.

Tổ chức sự kiện và hội họp:

Sắp xếp và chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo, đào tạo, và các sự kiện nội bộ của công ty.

Đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu, nước uống, và các trang thiết bị cần thiết.

Ghi biên bản cuộc họp và lưu trữ thông tin liên quan.

Hỗ trợ công tác nhân sự:

Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong các công việc như tiếp nhận và hướng dẫn nhân viên mới, quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự.

Theo dõi và quản lý các chế độ phúc lợi của nhân viên như bảo hiểm, ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, v.v.

Tiếp đón khách:

Đón tiếp khách đến công ty làm việc, hướng dẫn và hỗ trợ thông tin cần thiết.

Sắp xếp lịch gặp gỡ, hẹn phỏng vấn, làm việc giữa các phòng ban và đối tác, khách hàng.

Quản lý an ninh và vệ sinh văn phòng:

Phối hợp với các đơn vị dịch vụ để đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, an toàn.

Quản lý, giám sát và duy trì các hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh, an ninh, và các dịch vụ liên quan khác.

Hỗ trợ các công việc hành chính khác:

Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của quản lý.

Đảm bảo các công việc được thực hiện kịp thời, chính xác, và hiệu quả.

Yêu cầu công việc:

Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày vào hệ thống kế toán, bao gồm các khoản thu, chi, mua bán, và các hoạt động tài chính khác.

Đảm bảo việc hạch toán chính xác, đúng thời gian và tuân thủ các quy định về kế toán tài chính.

Quản lý sổ sách kế toán:

Cập nhật và lưu trữ sổ sách kế toán, bao gồm sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo tài chính.

Đảm bảo các sổ sách kế toán được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Theo dõi công nợ:

Theo dõi và quản lý công nợ phải thu, phải trả của công ty.

Lập kế hoạch và thực hiện các khoản thanh toán đúng hạn, đảm bảo công nợ không vượt quá hạn mức cho phép.

Quản lý quỹ tiền mặt:

Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, bao gồm việc thu chi tiền mặt, lập bảng kê chi tiết và kiểm tra đối chiếu số dư quỹ.

Đảm bảo việc quản lý tiền mặt tuân thủ đúng quy trình và quy định của công ty.

Lập báo cáo tài chính:

Lập các báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, và hàng năm theo yêu cầu của công ty và cơ quan quản lý nhà nước.

Phân tích số liệu tài chính, đưa ra các đề xuất cải tiến để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Kiểm soát chi phí và doanh thu:

Theo dõi và kiểm soát chi phí và doanh thu của công ty, đảm bảo các khoản chi tiêu hợp lý và đúng mục đích.

Đánh giá hiệu quả tài chính và đề xuất các biện pháp cải thiện.

Kiểm tra và đối chiếu số liệu:

Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận, đảm bảo tính chính xác và khớp đúng giữa các sổ sách kế toán.

Thực hiện kiểm toán nội bộ nếu cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và trung thực trong các báo cáo tài chính.

Phối hợp với các bộ phận khác:

Làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo các hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ.

Hỗ trợ các bộ phận trong việc lập kế hoạch tài chính và ngân sách.

Hỗ trợ quản lý các công việc hành chính hàng ngày của văn phòng, bao gồm sắp xếp lịch làm việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và cung ứng văn phòng phẩm.

Thực hiện các công việc liên quan đến tiếp nhận, xử lý và lưu trữ văn bản, công văn.

Tổ chức và điều phối các cuộc họp:

Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu và các trang thiết bị cần thiết cho cuộc họp.

Ghi biên bản cuộc họp và theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ sau cuộc họp.

Hỗ trợ các hoạt động nhân sự:

Phối hợp với bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý hồ sơ nhân viên.

Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc tiếp nhận, nghỉ việc và thay đổi thông tin của nhân viên.

Liên lạc và đối ngoại:

Đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa các phòng ban, đối tác và khách hàng.

Xử lý các cuộc gọi điện thoại, email và thư từ, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.

Quản lý lịch làm việc của sếp:

Hỗ trợ sếp trong việc quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc hẹn, lịch trình công tác và đảm bảo sếp luôn được cập nhật thông tin.

Tổ chức sự kiện nội bộ:

Tham gia tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như họp mặt, hội nghị, teambuilding, sinh nhật công ty, vv.

Chuẩn bị các tài liệu, quà tặng và các công việc liên quan khác cho sự kiện.

Hỗ trợ công việc chuyên môn khác:

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý hoặc cấp trên, bao gồm hỗ trợ các dự án đặc biệt, chuẩn bị báo cáo hoặc các công việc chuyên môn khác.